Lorsqu’une preuve décisive est détenue par l’employeur, le salarié n’est pas condamné à rester sans moyen d’agir. Il peut demander une communication de pièces dans le procès et, avant tout procès, solliciter sous certaines conditions une mesure d’instruction sur le fondement de l’article 145 du Code de procédure civile. Ce mécanisme est particulièrement utile lorsqu’il faut préserver ou obtenir des éléments auxquels le salarié n’a pas accès.
Il ne s’agit pas d’un droit général à fouiller les dossiers de l’entreprise. La demande doit reposer sur un motif légitime, viser des preuves dont pourrait dépendre la solution d’un litige et rester légalement admissible, nécessaire et proportionnée, surtout lorsqu’elle touche aux données personnelles de collègues.
Sommaire
- Que prévoit l’article 145 ?
- Pourquoi agir avant le procès ?
- Qu’est-ce qu’un motif légitime ?
- Quelles pièces peut-on demander ?
- Cas des discriminations
- Protection des données des collègues
- Nécessité et proportionnalité
- Requête ou référé
- Quel juge saisir depuis 2025 ?
- Pendant le procès prud’homal
- Différence avec une demande RGPD
- Préserver une preuve qui risque de disparaître
- Que se passe-t-il si l’employeur refuse ?
- Construire une demande précise
- Questions des salariés
Que prévoit l’article 145 du Code de procédure civile ?
L’article 145 permet, lorsqu’il existe un motif légitime de conserver ou d’établir avant tout procès la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d’un litige, d’ordonner des mesures d’instruction légalement admissibles. La demande peut être formée sur requête ou en référé selon la situation.
Depuis le 1er septembre 2025, l’article précise aussi les règles de compétence territoriale : le demandeur peut choisir la juridiction susceptible de connaître de l’affaire au fond ou, s’il y a lieu, celle dans le ressort de laquelle la mesure doit être exécutée, sous réserve de la règle particulière pour les immeubles.
Source officielle : article 145 du Code de procédure civile.
Pourquoi utiliser ce mécanisme avant le procès ?
Certains litiges sont difficiles à engager parce que le salarié sait qu’un document existe mais ne le possède pas. Il peut s’agir d’un historique de carrière, de données de rémunération comparables, d’un registre, d’un fichier informatique, de courriels archivés ou d’informations susceptibles d’être supprimées.
L’article 145 permet de traiter la question de la preuve avant que le procès au fond soit engagé. Il ne sert pas à obtenir une décision sur le licenciement lui-même ; il sert à conserver ou établir la preuve qui pourra ensuite être utilisée.
Cette distinction est importante : le juge saisi de la mesure n’a pas à décider à ce stade que la discrimination ou le licenciement abusif est déjà prouvé.
Qu’est-ce qu’un motif légitime ?
Le demandeur doit montrer qu’un litige potentiel est suffisamment crédible et que les éléments demandés peuvent avoir une utilité pour sa solution. Une simple curiosité ou l’espoir de découvrir quelque chose ne suffit pas.
Il est utile de présenter les premiers indices disponibles : dates, évaluations, changements de poste, écarts de rémunération visibles, propos, décisions ou documents déjà obtenus. Puis il faut expliquer pourquoi la pièce détenue par l’employeur permettra de confirmer ou d’infirmer l’hypothèse.
Une demande bien construite ne dit pas « je veux tous les dossiers RH ». Elle dit par exemple : « je demande les bulletins de paie de salariés recrutés à une date voisine, au même niveau de qualification, pour les années X à Y, avec occultation des données non nécessaires, afin de comparer l’évolution de classification et de rémunération ».
Quelles pièces peuvent être demandées ?
Selon le litige, peuvent être recherchés des historiques de carrière, bulletins de paie de comparateurs, registres du personnel, courriels déterminés, tableaux d’objectifs, éléments de classement, données de badgeage, documents de recrutement, comptes rendus ou autres pièces identifiables.
Le périmètre dépend toujours de la question litigieuse. Une demande portant sur dix années et plusieurs centaines de salariés devra être beaucoup plus fortement justifiée qu’une demande concernant trois personnes comparables sur une période courte.
Service-Public rappelle plus largement que lorsqu’une partie connaît l’existence d’une preuve qu’elle ne détient pas, le juge peut ordonner la production d’un document dans le cadre du procès civil.
Source : Service-Public – modes de preuve dans un procès civil.
Pourquoi l’article 145 est-il souvent utilisé en matière de discrimination ?
Une discrimination de carrière se démontre souvent par comparaison. Le salarié connaît sa propre évolution, mais pas nécessairement les classifications, salaires et promotions de collègues embauchés dans des conditions comparables.
La Cour de cassation admet que la communication de bulletins de paie et historiques de carrière puisse être indispensable au droit à la preuve. Elle exige cependant un contrôle strict du périmètre et des données personnelles révélées.
Dans sa jurisprudence de 2023 et 2024, la Cour a rappelé que le juge doit mettre en balance le droit à la preuve avec la vie personnelle et la protection des données des salariés de comparaison.
Voir licenciement discriminatoire.
Comment protéger les données personnelles des collègues ?
Une demande de bulletins de paie peut révéler l’adresse, le numéro de sécurité sociale, le taux d’imposition, des absences, la domiciliation bancaire ou d’autres informations sans rapport avec le litige. Ces données ne doivent pas être communiquées inutilement.
La Cour de cassation demande au juge de veiller au principe de minimisation : il peut ordonner l’occultation des données non indispensables et préciser les seules mentions qui doivent rester visibles pour la comparaison.
Dans certains dossiers, le nom peut être indispensable pour suivre une carrière dans le temps ; dans d’autres, un identifiant anonymisé peut suffire. La solution dépend de ce qu’il faut prouver.
Que signifient nécessité et proportionnalité ?
Le droit à la preuve n’est pas absolu. La mesure doit être assez large pour être utile, mais pas plus intrusive que nécessaire. Le juge peut réduire d’office la période, le nombre de salariés ou les catégories de documents demandées.
Posez trois questions : la pièce est-elle réellement utile ? existe-t-il une preuve moins intrusive ? les données demandées sont-elles toutes nécessaires ?
La Cour de cassation a notamment insisté en octobre 2024 sur le respect du RGPD lors de la communication de données personnelles de salariés tiers dans un contentieux de discrimination syndicale.
Source : Cour de cassation – preuve et données personnelles, bulletin d’octobre 2024.
Quelle différence entre la requête et le référé ?
L’article 145 prévoit ces deux voies, mais elles ne se choisissent pas au hasard. Le référé est contradictoire : l’adversaire est informé et peut répondre. La requête est non contradictoire et suppose de justifier pourquoi il est nécessaire de déroger au contradictoire, par exemple lorsqu’une information préalable ferait courir un risque de disparition ou d’altération de la preuve.
Le choix de la voie procédurale mérite une analyse précise. Une demande non contradictoire mal justifiée peut être contestée. Pour une simple demande de communication de documents identifiés, le contradictoire est souvent compatible avec l’objectif.
Quel juge est territorialement compétent depuis septembre 2025 ?
Le texte modifié par le décret du 8 juillet 2025 prévoit que la demande peut être portée devant la juridiction susceptible de connaître de l’affaire au fond ou celle du ressort où la mesure doit être exécutée. Cette précision est applicable aux instances introduites à compter du 1er septembre 2025.
Dans un litige de travail, la détermination concrète de la juridiction compétente dépend donc du litige projeté et de la mesure. Il faut vérifier le texte au moment de la saisine, particulièrement si l’employeur, le lieu de travail et le lieu d’exécution de la mesure se trouvent dans des ressorts différents.
Et si le procès prud’homal est déjà engagé ?
L’article 145 vise la période avant tout procès sur le fond concerné. Une fois l’instance engagée, le salarié peut demander au conseil de prud’hommes d’ordonner les mesures d’instruction ou productions nécessaires dans le cadre de ses pouvoirs.
L’article L. 1235-1 du Code du travail prévoit d’ailleurs que le juge peut ordonner les mesures d’instruction qu’il estime utiles lorsqu’il apprécie un licenciement.
Source : article L. 1235-1 du Code du travail.
Quelle différence avec le droit d’accès RGPD ?
Le RGPD permet d’obtenir les données personnelles vous concernant. L’article 145 permet de demander au juge une mesure de preuve pouvant porter sur d’autres documents, y compris des données concernant des salariés de comparaison lorsque c’est nécessaire et proportionné.
Les deux voies peuvent donc se compléter. Demander d’abord ses propres données permet parfois d’obtenir l’information sans procédure. Mais le refus d’une demande RGPD ne prive pas le salarié de la possibilité de solliciter une production judiciaire.
Voir RGPD : obtenir ses données auprès de l’employeur.
Comment préserver une preuve qui risque de disparaître ?
Plus une donnée est volatile, plus le temps compte. Vidéosurveillance, logs, historique de certains outils ou messages peuvent être supprimés selon des durées de conservation courtes.
Commencez par envoyer une demande écrite ciblée de conservation lorsque c’est pertinent, puis évaluez rapidement la voie judiciaire adaptée. Ne multipliez pas les démarches techniques risquées pour récupérer vous-même une donnée à laquelle vous n’avez pas accès.
Si vous savez qu’une vidéo précise existe et qu’elle risque d’être écrasée sous quinze jours, une action rapide et ciblée vaut mieux qu’un long courrier général envoyé deux mois plus tard.
Que se passe-t-il si l’employeur refuse la communication ordonnée ?
Une décision judiciaire peut prévoir une injonction de produire et, selon le cas, une astreinte. Les conséquences d’un refus dépendent du contenu de l’ordonnance et de la procédure.
Le salarié doit conserver la preuve de chaque demande et de chaque réponse. Le juge du fond pourra également apprécier le comportement procédural des parties dans le cadre des règles applicables.
Il ne faut pas répondre à un refus en tentant soi-même d’accéder aux systèmes de l’entreprise. La voie judiciaire existe précisément pour éviter ce type de risque.
Comment construire une demande proportionnée ?
- Décrivez le litige potentiel en quelques lignes.
- Listez les premiers indices déjà détenus.
- Identifiez le fait précis qui reste à prouver.
- Nommez le document ou la catégorie de données recherchée.
- Délimitez la période.
- Délimitez les personnes ou postes comparables.
- Expliquez pourquoi l’information est indispensable.
- Proposez l’occultation des données de tiers inutiles.
- Expliquez pourquoi une alternative moins intrusive ne suffit pas.
- Précisez l’usage exclusivement judiciaire des données obtenues.
Trois exemples de demandes trop larges et mieux ciblées
Discrimination salariale
Trop large : « tous les bulletins de paie de tous les cadres depuis quinze ans ». Mieux ciblé : bulletins d’un panel de salariés embauchés à une date voisine, avec qualification comparable, sur les années nécessaires pour suivre l’évolution, en occultant les données personnelles étrangères à la comparaison.
Licenciement pour retards
Trop large : « tous les logs informatiques de l’entreprise ». Mieux ciblé : données de badgeage et de connexion du salarié pour les dates expressément citées dans la lettre, plus éventuellement celles nécessaires à établir les horaires habituels.
Remplacement préparé avant la procédure
Trop large : « toutes les candidatures reçues par l’entreprise ». Mieux ciblé : documents relatifs au recrutement sur le poste du salarié pendant la période immédiatement antérieure et postérieure à la convocation, si cette information est directement utile au moyen invoqué.
Comment utiliser les pièces obtenues ?
Une pièce obtenue grâce à une mesure d’instruction doit rester dans le périmètre pour lequel elle a été communiquée. Les données de collègues ne doivent pas être diffusées sur les réseaux sociaux, transmises à d’autres salariés sans nécessité ou utilisées à des fins étrangères au litige.
Classez les documents, identifiez les mentions qui répondent à la question initiale et conservez la décision ayant ordonné la communication. Si certaines données sont occultées, ne tentez pas de reconstituer artificiellement les informations protégées.
La force de la preuve dépend ensuite de son contenu. Obtenir un document ne signifie pas qu’il vous donne raison ; il peut confirmer, nuancer ou contredire votre hypothèse. Il faut l’intégrer objectivement à la chronologie.
Puis-je utiliser l’article 145 après avoir saisi les prud’hommes au fond ?
L’article 145 est prévu avant tout procès sur le fond concerné. Une fois l’instance engagée, il faut utiliser les mécanismes de production et mesures d’instruction disponibles dans cette procédure.
Dois-je connaître exactement le nom du document ?
Pas toujours, mais la demande doit être suffisamment précise pour que la mesure soit utile et proportionnée. Une catégorie identifiable peut être demandée si son périmètre est justifié.
Puis-je obtenir les salaires de mes collègues ?
Dans certains litiges, notamment de discrimination ou d’inégalité, le juge peut ordonner la communication de données de salariés comparables si elle est indispensable et proportionnée, avec occultation des informations non nécessaires.
Le secret des affaires bloque-t-il toute demande ?
Non automatiquement. Le juge peut organiser une mise en balance et limiter le périmètre ou les modalités de communication. Le caractère sensible d’une pièce impose davantage de précautions.
Faut-il agir vite ?
Oui lorsque la preuve risque d’être détruite selon une durée de conservation courte. Une demande ciblée de préservation et une saisine rapide peuvent être nécessaires.
Sources principales
